Event Support

Jouw evenement laten organiseren door een Virtual Assistant

Jij als ondernemer hebt plannen om een festiviteit te organiseren: een gezellige (netwerk)borrel of misschien wel een meerdaagse wedstrijd. Superleuk én veel werk. Daarom ben je hier; je denkt erover na de organisatie van jouw event (gedeeltelijk of helemaal) uit te besteden.

Als Virtual Assistant ben ik gespecialiseerd in het managen van zowel grote als kleine events binnen en buiten de hippische sector. Neem gerust een kijkje in mijn agenda om hiervan een goed beeld te krijgen.

Vanaf het idee in je hoofd tot aan de laatst vertrekkende bezoeker en de evaluatie. Met veel plezier regel ik het voor je. “Van A tot Slot”

Wat WNP Event Support hierin voor jou doet

Fase 1

• Soort event:
Beurs, workshop, congres, seminar, open dag, wedstrijd, clinic, show, feest, festival?

• Datum & tijd:
Wanneer gaat het plaatsvinden? Waar moet rekening mee gehouden worden t.o.v. van vakanties of seizoen?

• Locatie:
Waar gaat het gebeuren? Waar moet de plek aan voldoen?

• Doel:
Wat zijn de doelstellingen? Waarom wil je dit evenement organiseren? Wat wil je bereiken?

• Doelgroep:
Voor welke bezoekers doe je dit? Hoe ziet het publiek eruit?

• Thema:
Welk thema wordt er gevolgd? Wat moet het uitstralen / de sfeer zijn?

• Budget:
Hoeveel is er te besteden? Op basis daarvan stellen we een begroting op.

• Draaiboek:
Wat moet er wanneer en door wie geregeld worden? We maken een tijdsplanning.

Fase 2

• Programma: Invulling geven aan de programmering.

• Sponsoren: Contracten en afspraken met sponsoren.

• Standhouders: Welke standhouders zijn er aanwezig/gewenst?

• Vergunningen: Noodzakelijke vergunningen ontvangen.

• Verzekeringen: Noodzakelijke verzekeringen afsluiten.

• Promotie: Start met promotie online én offline.

• Uitnodigingen: (Laten) ontwerpen en versturen aan de gastenlijst.

• Kaartverkoop: Organisatie kaartverkoop. Ontwerp? Digitaal of aan loket? Betaalsysteem?

• Facilitair: Vastleggen facilitaire organisatie: catering / horeca, schoonmaak, beveiliging, aanwezigheid sanitair. Intern of extern geregeld.

• Personeel: Gastvrouwen, vrijwilligers, parkeerwachters, kaartcontrole, etc.

• Audiovisueel: Aanwezigheid en werking laptop, beamer, geluid en licht.

• Bereik: Onderzoek bereikbaarheid en parkeren: verbindingen openbaar vervoer, gratis of betaald parkeren, bewegwijzering.

• Gasten: Eventuele bijzondere gasten of sprekers uitnodigen.

• Muziek: Livemuziek of via muziekinstallatie.

• Goodiebag: Een attentie van toegevoegde waarde voor je bezoekers én jou.

Fase 3

De puntjes op de i
Deze fase staat in het teken van de laatste voorbereidingen. Hierin hebben we nauw contact en houd ik jou op de hoogte van de voortgang. Zo controleer ik voortdurend of alle (externe) betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht en of zij hun taken hebben uitgevoerd. In het tijdspad is rekening gehouden met eventuele onvoorziene situaties. Zo is er voldoende tijd om bij te sturen waar nodig.

Stralende medewerkers, blije gasten
Voor aanvang ben ik al vroeg op locatie om alle voorbereidingen te treffen en te controleren. Van de temperatuur in de zaal tot de flesjes water op tafel; alles moet in orde zijn. Daarbij besteed ik veel aandacht aan de medewerkers. Zijn zij goed geïnformeerd? Staan ze op de juiste plek? Dat vind ik belangrijk. Het personeel en de vrijwilligers dragen het evenement. Als zij blij zijn en dit uitstralen, zullen de gasten dit voelen. Dit begint al bij de entree; een warm welkom is het halve werk.

Ditzelfde geldt voor speciale gastsprekers. Ik zorg voor een fijn ontvangst, doe een briefing en check of er nog bijzonderheden zijn. Wanneer zij in hun element zijn, zullen ze shinen op jouw podium.

Event VA
Hoe goed alles ook is geregeld, onverwachte calamiteiten kunnen zich altijd voordoen. In zo’n situatie is snel en adequaat handelen noodzakelijk. Als Event VA ben ik degene die bijstuurt en oplost. Met een glimlach, zodat gasten er geen hinder van ondervinden.
Uiteindelijk is het mijn verantwoordelijkheid dat alles volgens plan verloopt, bezoekers tevreden huiswaarts keren, en jouw doelen worden behaald.

Evaluatie event
Tenslotte is er de evaluatie; samen kijken we terug op een prachtig evenement. Hoe hebben we het zelf ervaren? Wat ging er geweldig? Wat zouden we de volgende keer anders willen?

Yes! Organiseer mijn evenement

Evenementen in beeld

Nieuwsgierig naar evenementen die ik heb georganiseerd? Als Event & Video VA heb ik hier natuurlijk beelden van.

Tip: Wil jij jouw evenement laten vastleggen op video om later in te zetten voor marketingdoeleinden? Of gewoon als fijne aftermovie? Ook dat behoort tot de mogelijkheden.

Event Support; 5 voordelen voor jou

Jij bepaalt wat ik voor jou doe: van enkele taken tot het complete pakket.
Je weet waar je aan toe bent doordat we vooraf een totaalprijs afspreken.
Het bespaart jou veel tijd aan uitzoeken en regelen. Met mijn ervaring en kennis in deze branche weet ik de weg al. Zo kun jij ondertussen verder met je dagelijkse werkzaamheden.
Het sluit risico’s uit, omdat ik precies weet hoe wij mens, dier en materiaal moeten beschermen en welke passende verzekeringen hierbij horen.
Het bespaart je veel stress. Het regelen van een event kost doorgaans ontzettend veel moeite als je dit weinig tot nooit eerder hebt gedaan. Zaken lopen anders dan gepland, de begroting blijkt niet realistisch, en de tijd tikt maar door. Dit neem ik jou uit handen.

Jouw evenement; ik maak er graag voor jou een onvergetelijke en succesvolle dag van. Wat jij alleen hoeft te doen? Zorgeloos genieten van een geweldige dag.

En contact opnemen natuurlijk.